10 giải pháp giúp công việc trôi chảy hơn

Làm việc với tốc độ chậm chạp không chỉ ảnh hưởng tới riêng bạn. Đồng nghiệp trong nhóm làm việc với bạn cần công việc của bạn hoàn thành đúng thời hạn để các công đoạn khác có thể được xúc tiến. Nếu bạn không để người khác phải chờ đợi, các mối quan hệ trong công việc của bạn sẽ được cải thiện và uy tín của bạn cũng được nâng tầm.

Sau đây là 10 bước để bạn đạt được mục tiêu này:

1. Thường xuyên dọn dẹp bàn làm việc/máy tính của bạn

Tình trạng vô tổ chức là một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn tới tốc độ làm việc suy giảm. Bởi vậy, hãy loại trừ nguyên nhân gây tình trạng “rùa bò” này bằng cách dọn dẹp bàn làm việc và các file trên máy tính của bạn ít nhất một lần. Hãy tạo ra những tệp việc cần phải làm ngay và những việc có thể làm sau. Bên cạnh đó, hãy tạo ra những tệp khác để công việc diễn ra thật dễ dàng.

2. Xác định công cụ nhắc nhở tốt nhất đối với bạn là gì

Một số người sử dụng Google Calender để lập lịch trình cho các nhiệm vụ và các việc cần làm. Một số khác ghi chép bằng sổ tay. Trên mạng cũng có nhiều công cụ khác để nhắc việc cho bạn như Remember the Milk hay Workflowy. Trên các loại điện thoại cũng không hề thiếu các ứng dụng tương tự. Hãy tìm ra một công cụ hiệu quả đối với bạn, thay vì tìm kiếm một giải pháp mà bạn không bao giờ dùng tới. Giả sử đối với bạn, những mảnh giấy nhớ màu vàng dán đầy quanh bàn làm việc là hiệu quả, thì hãy cứ dùng nó.

3. Chia nhỏ việc

Thay vì tập trung vào hạn chót cuối cùng - thời hạn mà bạn luôn cho là “còn lâu mới tới” để rồi cuối cùng phải “vắt chân lên cổ” - hãy đặt ra những thời hạn nhỏ hơn. Chẳng hạn, nếu bạn phải viết một thông cáo báo chí, hãy đưa ra một hạn nhỏ để lấy lời phát biểu của một khách hàng, một hạn khác lấy ảnh hoặc logo cần thiết, và một hạn khác để viết đoạn đầu tiên. Bạn sẽ cảm thấy thoải mái mỗi khi hoàn thành các hạn nhỏ, và sẽ không dừng công việc lại trước khi đạt tới thời hạn cuối cùng.

4. Đừng “nhảy” giữa việc này với việc khác

Khi bạn bỏ dở công việc đang làm để chuyển sang kiểm tra email hoặc Facebook, bạn đã để mất khả năng tập trung vào nhiệm vụ còn dang dở. Cho dù bạn đã tự nhủ với bản thân điều gì, thì làm nhiều việc cùng lúc sẽ không thể khiến bạn làm hiệu quả hơn. Hãy vạch ra những khoảng thời gian cố định, có thể chỉ là 20 phút, chỉ để tập trung vào công việc quan trọng nhất mà bạn phải hoàn thành.

5. Tìm kiếm sự giúp đỡ

Nếu bạn chỉ hay chậm chạp đối với một số dạng công việc nhất định, chẳng hạn những việc khiến bạn cảm thấy buồn chán hoặc phải mất nhiều thời gian để làm xong, hãy cân nhắc đề nghị ai đó hỗ trợ bạn. Ví dụ, bạn làm đồ họa rất chậm, nhưng anhA/chị B có thể làm việc này xong trong vài phút, hãy nhờ anh/chị đó giúp. Đổi lại, bạn có thể giúp họ với những kỹ năng giỏi của bạn trong trường hợp họ cần.

6. Làm việc khó trước

Để dành nhiệm vụ “khó nhằn” nhất cho tới phút chót có thể sẽ làm chậm tiến độ làm việc của bạn, vì bạn sẽ nghĩ về nó ở một mức độ nào đó trong suốt quá trình bạn làm việc. Hãy cố gắng hoàn thành việc khó trước. Làm xong việc khó, bạn hết lo lắng, cảm thấy thoải mái để làm tiếp những việc còn lại.

7. Tạo ra môi trường làm việc lý tưởng cho bạn

Nếu bạn làm việc hiệu quả nhất khi đeo headphone nghe nhạc hoặc đi dạo chân trần trong công viên, hãy áp dụng những cách đó (tất nhiên với điều kiện được sếp của bạn đồng ý). Bạn sẽ làm được nhiều việc hơn nếu ở trong môi trường mà bạn thích và có cảm hứng.

8. Quyết định xem việc gì là quan trọng nhất

Hãy đặt ra một danh sách với thứ tự ưu tiên các công việc và nhiệm vụ cần làm của bạn, rồi bắt tay vào làm việc quan trọng nhất. Để lập được danh sách này, bạn có thể sử dụng thời hạn hoàn thành, tầm quan trọng của người giao nhiệm vụ đó, hoặc cấp bậc của người cần công việc đó làm thành. Hãy chọn lấy tiêu chí mà bạn muốn dùng để phân loại nhằm tìm ra công việc mà bạn muốn tập trung vào đầu tiên.

9. Xác định phần việc cần hoàn thành trong ngày

Bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn nếu bạn hoàn thành được phần việc mà bạn dự kiến làm trong mỗi ngày để đến sáng mai, bạn bắt tay vào nhiệm vụ mới. Hãy nỗ lực để hoàn thành bất kỳ công việc còn dang dở nào trước khi bạn kết thúc một ngày làm việc.

10. Tự thưởng cho mình những giờ giải lao


Thay vì “cắm đầu cắm cổ” cả ngày vào công việc, hãy dành ra những phút giải lao, thư giãn để phục hồi sinh lực. Nhưng một vấn đề cần lưu ý là, những cuộc nghỉ giải lao này chỉ nên được thực hiện sau khi bạn hoàn thành một phần việc nhất định. Nếu không có những giờ phút giải lao, bạn sẽ cảm thấy kiệt quệ và mệt mỏi, từ đó làm việc kém hiệu quả hơn.